Κάθε αίτηση και κάθε πρόταση πρέπει να περιέρχεται στα γραφεία της Ακαδημίας εντός της προθεσμίας που τάσσεται στην προκήρυξη. Οι αιτήσεις ή προτάσεις που υποβάλλονται μετά την πάροδο της προθεσμίας δεν λαμβάνονται υπόψη. Στην αίτηση ή στην πρόταση πρέπει απαραίτητα να αναγράφεται ακριβώς το διεκδικούμενο βραβείο, η Τάξη της Ακαδημίας, στην οποία υπάγεται τούτο και το αύξων αριθμός της προκηρύξεως.